行政向けクレーム、苦情対応 | 官公庁・自治体の教育・研修ならインソース

行政向けクレーム、苦情対応

行政向けクレーム、苦情対応

住民の意見を真摯に受け止め、組織として誠意をもって対応する

研修の特徴・目的

行政のクレーム、苦情対応における組織課題

クレームが複雑かつ多様化し、より対応が困難に

近年、ニーズの変化や求められるサービスの質向上などにより、行政機関ではこれまで以上にさまざまな場面でクレームが発生しやすくなっています。法律や手続きなどのやむを得ない事情がクレームの原因となるケースでは、ただ真摯に対処するだけでなく相手を納得させる必要があり、その対応は難しいものです。また、住民の個人的なフラストレーションを発散するような悪質な苦情に悩まされる行政機関も少なくありません。人手不足も相まって、住民と接する電話・窓口対応は職員の負担が大きく、円滑な業務遂行が困難になっているのではないでしょうか。

職員一人ひとりの対応力を高め、組織体制を強化

住民サービスを改めて考えるとともに、発生したクレームをしっかりと受け止め、誰もが誠実に対応できるようになることが重要です。また、クレームをマイナスなものとして受け止めるのではなく、よりよい対応につなげる意識を全員が持てるよう職場環境を改善していくことも欠かせません。当社の研修を通して、1次・2次対応者それぞれが役割を果たし、組織全体でクレームに向き合えるようになっていただきたいと考えます。

行政向けクレーム、苦情対応に関する研修のポイント

組織を代表して誠実に向き合う、CSの姿勢を示す

窓口で想定以上に長時間待たされたなど、クレームは相手の事前期待を下回った際に起こります。相手の気分を害したのが誰かにかかわらず、自分が組織を代表して対応する覚悟と勇気をもつことが大切です。相手の心情に寄り添うように話をきき、怒りが落ち着いてきたところでお互いの常識をすり合わせて解決すべき問題を再確認します。そのうえで、解決策を冷静に・明確に・誠実に提案できるよう一連のプロセスを身につけます。

クレームの種類に応じて、適切に対応する

クレームは組織の不手際が起因となっているものだけでなく、誰に非があるのかがわからないものも含まれます。相手があまりに激怒している場合や明らかに悪意のある要求がなされるケースもあるでしょう。そのため、状況に応じた対応のコツをおさえておき、実際の場面で慌てず冷静に対処できるように事前準備をすることが重要です。職員のみなさんの不安を払拭できるよう、行政機関の現場で起こりがちなさまざまなケースを想定した研修プログラム、ワークをご用意しています。

組織全体で協力し、クレームに立ち向かう

住民からのさまざまなクレームは、対応する職員個人ではなく組織に向けられたものです。連携する体制をつくるとともに、個々の職員の業務知識や対応方法を標準化することも肝要です。クレーム発生の経緯を共有し原因を究明して対策を講じる仕組みを確立することで、そもそもの発生数を削減することができます。また、度を超えた悪質・不当なクレームであるカスタマーハラスメント(カスハラ)についても、当社にて研修が可能です。通常のクレームなのかカスハラなのかを判断する基準やカスハラへの適切な対応を、リアルなケース設定のワークを通して習得いただきます。

「今」を捉えたインソースの研修

インソースでは、時代の変化に寄り添い新たなニーズに応えるため、毎月新作研修を開発しております。外部環境の変化に対応すべく今必要なスキル、最近耳にする新しい分野など多数ご用意しておりますので、その中で本テーマにおける新作研修をご紹介します。

行政向けクレーム2次対応研修

研修開発者の思い・こだわり

時代の変化とともに、行政機関に求められるサービスの質が高まっています。さらには人員削減や業務の複雑化などに伴い、窓口対応の負担がますます大きくなっているのが実情です。カスハラ対策の一環としても2次対応者のスキル向上と再発防止策の検討が急がれることから、本研修を開発しました。2次対応への不安を払拭するとともに、組織全体のクレームに対する意識を変えられるプログラムです。

行政向けクレーム、苦情対応 受講者の声/研修の感想

  • 特に電話でのカスハラについて、長時間にわたるときは時間で区切るなどの対応を取り入れようと思いました。話した内容は5W1Hで上司に報告するようにします。(2025年3月/その他市区町村など)
  • 具体的な対処法が聞けてよかったです。こちらに非がある場合や、謝っても許してもらえないときの対応もできるよう心構えをしておきます。(2025年1月/その他市区町村など)
  • 窓口で威圧的な態度を取られたときなど、具体的な対応の仕方を学ぶことができました。相手に理解してもらえているかを確認しつつ、話し方にも気をつけて対応するようにします。(2024年12月/現業系公務)
  • クレームを受けた際は、状況の把握と相手の心情理解に努めます。要望を引き出し、相手に寄り添った誠実な対応をしていこうと思いました。(2024年4月/その他市区町村など)
  • 窓口対応での留意点を再確認することができました。言葉選びに注意し、自分の責任が果たせるよう努めます。(2024年2月/都道府県)
官公庁・自治体向け研修・サービスの評価
年間総受講者数
259,966
内容をよく理解・理解
94.1
講師がとても良い・良い
92.1

※2023年10月~2024年9月

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