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上司が唸るメールの書き方研修～よくある失敗例から気遣いを学ぶ

文書・資料作成

上司が唸るメールの書き方研修～よくある失敗例から気遣いを学ぶ

好感度が高いメールスキルを習得し、相手からの信頼度を高める

No. 1020003 9907021

対象者

  • 若手層
  • 中堅層

・若手、中堅層の方で業務でメールを多く使われている方
・相手に伝わりやすいメールを送れるように改善したい方

よくあるお悩み・ニーズ

  • メールの使い方が分かっていない
  • どのようにメールを送るべきか悩んでしまう
  • メールでのコミュニケーションがうまくいかない

研修内容・特徴outline・feature

メールを業務で使用する時、知らず知らずのうちに相手に失礼な内容を送っているケースもあります。本研修では、相手に伝わりやすく、気持ちよく受け取ってもらえるように事例から自身のメールを振り返り、より気づかいのあるスマートなメール術を学ぶ内容です。

「何でもメールで済ましてしまう」といったよくある事例をもとに「状況にあった伝える手段の選択」「相手目線に沿った内容」「伝わりやすい返信」「スマートな表現」について学びます。また、「お客さまへのメールでの対応方法」などのケーススタディを通してメールの使い方を実践する内容となっております。

到達目標goal

  • ①状況にあった伝える手段を選択できるようになる
  • ②メールを送る目的を理解し、目的に合った内容のメールを書けるようになる
  • ③相手に伝わりやすいメールの返信ができるようになる
  • ④失礼のない言葉づかいを習得する

研修プログラムprogram

  内容 手法
  • １．できるビジネスパーソンはメールでも気づかいができる
    【ワーク】メールを送信する時に迷うこと・困ることを共有する
    （１）自己流のメールは相手への配慮が欠けることもある
    （２）ちょっとした気づかいが信頼関係を築く
    （３）できるメールのポイント
    　①メールを送る目的を考えることが必要　②相手目線　③分かりやすい返信
    　④スマートな表現
講義
ワーク
  • ２．事例①　伝える手段をうまく選べていない
    （１）何でもメールで済ましてしまう
    　①メール・電話の特性　②状況によって併用する　③重要な内容はメールで記録する
    　【ワーク】自身の業務での使い分けを考える
    （２）とりあえずＣＣに設定する
    （３）社内メールもとにかく丁寧に書く
    　【ワーク】社内宛に簡潔なメールを書く
    （４）お詫びもメールだけで済ます
講義
ワーク
  • ３．事例②　何度もメールでやりとりすることが多い
    （１）1案件でのやりとりが多い　～何度も質問してしまう
    　①理想は1往復半　②内容を整理する　③Ｙｅｓ・ＮＯ、選択肢から回答できる内容
    （２）自己都合な内容になりがち
    （３）意図した回答が返ってこない
    　■相手にしてほしい行動を伝える
    （４）転送メールは「ご確認ください」だけ書いて送る
    （５）「～できない」と否定型で伝える
    　【ワーク】肯定型の内容に変換してみる
講義
ワーク
  • ４．事例③　相手に配慮がない返信をしている
    （１）Ｒｅ：をたくさんつけたままで返信
    （２）質問メールに回答だけ書く
    （３）はっきりと断らず、曖昧に答える
    （４）上司に「メールを確認したか」と聞かれる
    　①２４時間以内に返信　②すぐに回答できなくてもまずは返信
講義
ワーク
  • ５．事例④　実は失礼な言い方をしている
    （１）宛名を「（株)○○」で送る
    　①会社名は正式に　②二重敬語に気を付ける　③複数の宛先の書き方にも注意
    （２）早くお礼を伝えるために「取り急ぎ」で返信
    （３）上司に「参考になります」と返信
    （４）丁寧に書くために「させていただく」を多用する
    　【ワーク】くどい言い方にならないようにメールを書いてみる
    （５）「ちょっと」など口語を使っている
    【参考】＋αで注意したいこと
    （１）メールに署名をつけていない
    （２）添付資料のパスワードを添付メールに書く
    （３）不安で開封確認をつける
講義
ワーク
  • ６．総合演習
    【ワーク①】よりスマートなメールに変換してみる
    【ワーク②】来週に迫ったイベント内容に一部変更が発生し、お客さまにメールでどう対応するかを考える
    【ワーク③】社内の人からの社内制度についての問い合わせメールにどのように返信するかを考える
講義
ワーク
  • ７．まとめ
 ワーク

企画者コメントcomment

ビジネスメールについてこれまでに学ぶ機会がなく、周囲の方のメールを真似て自己流のメールを送っている人も多いかと思います。そのため、自分自身のメールは適切なのかを改めて確認し、改善すべき点を発見することができる内容を企画しました。なぜ、配慮のある内容のメールが必要であるかを理解し、気づかいのできるメール術を習得します。「1案件でのやりとりが多い」といった失敗事例をもとによりスマートなメールとは何かを学び、ケーススタディを通して適切なメールの使い方も実践できる内容となっています。

スケジュール・お申込み
（オンライン／セミナールーム開催）schedule・application

オンライン開催

セミナールーム開催

注意事項

  • 同業の方のご参加はご遠慮いただいております
  • 会場やお申込み状況により、事前告知なく日程を削除させていただくことがあります
  • カリキュラムは一部変更となる可能性があります。大幅な変更の際は、申込ご担当者さまへご連絡いたします。

事前のご案内

キャンセルやお申込みの期日はオンライン開催とセミナールーム開催で異なります、ご注意ください

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「研修リクエスト」とは、お客さまのご希望の日程、内容、会場で、１名さまから インソースの公開講座を追加設定するサービスです。 サービスの詳細や、リクエスト方法はこちらをご確認ください。

※受講者数１名以上の場合から、リクエストを受け付けております

※ご連絡いただいてから研修実施まで、通常2か月程度かかります（2か月以内での急ぎの実施も、ご相談可能です）

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受講者の評価evaluation

実施、実施対象
2023年10月　　　　　11名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 今まで疑問に思ってたことがクリアになった部分や、新たに発見できた「クッション言葉プラス疑問形」を日々使用するメールでアウトプットしていきたいです。
  • メールのやり取りが続いてしまうことが多いので、一往復半で完結できるように意識して文章を作成するようにしようと思いました。様々な立場の相手に向けたメールを作成する際に活かしていきたいです。

実施、実施対象
2023年8月　　　　　9名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 件名のつけ方や社内・社外のメールの丁寧さの使い分け、インラインの活用など大変勉強になったので、今後活用していきたい。
  • 日頃メールでのやりとりが多いこともあり、今回学んだメールのマナーを活かし相手への配慮を示して、失礼なく円滑に業務を進めていきたいです。
  • 言葉の言い換えや、丁寧かつ簡潔なメールの作成に活かしていきたいです。社内・外に対して、相手にあったメール文で円滑に失礼が無いようにします。

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