研修を語る

リモートワーク時代の管理職研修を語る

2024/07/18更新

リモートワーク時代の管理職研修を語る～共通のルールづくりで成果をあげる

リモートワーク、実は管理職がいちばん悩んでいます

―すっかり定着した感のあるリモートワークですが、管理職の方にとってはオフィス勤務にはないお悩みが多いのではないでしょうか。

はい、もちろん部下の皆さんも、それぞれお悩みだとは思うのですが、遠隔で部下に指示を出さないといけない管理職の方々は、より深刻な不安や困りごとをお持ちである印象を受けます。

―管理職と言ってもいろいろですが、どのくらいの役職の方が受講されるのでしょうか。

主に現場のマネジメントをする役職の方ですね。年代で言えば30代から40代くらい。係長や課長クラスが中心となります。

―皆さん、どのようなきっかけで受講されるのでしょうか。

背景としては、やはりコロナ禍の影響が大きいです。IT系などは以前からリモートワークを導入している企業も多いですが、大半の会社では将来的に導入の予定ではあるけれど、少しずつ段階的にやって行こうという計画を立てておられました。それが、コロナ禍をきっかけに直ちにリモートワーク体制を作る必要が出てきて、準備しきれないまま始まってしまった会社が少なくありません。

―オフラインできっちり管理してきた方ほど、ご自分のやり方が確立されているでしょうから、オンラインへの切り替えが大変なことも多いような気がします。

それはありますね。実際「やってみたけれど、うまく行っていなくて」という声も多く聞かれます。さらに、上位の管理職の方は現場の人々よりもリモートワークに対して理解が薄い場合が多く、そういう難しい状況にある中間管理職の方々へ、リモートワークにおけるマネジメントのポイントをお伝えするのがこの研修です。また、部下との円滑なコミュニケーションを取っていただくコツもご紹介しています。

研修の肝は「共通ルール」と「KPI」の設定

―この研修で、最もポイントとなる部分を教えてください。

一番のポイントは、題名にもなっている「共通のルール作り」です。リモートワークという顔の見えない状態の中で、生産性を落とさず仕事を管理していくわけですから、連絡の方法ひとつ取っても、スケジュールを共有する方法ひとつ取っても「うちの部署ではこうします」という、共通のルールを事前に決めておく必要があります。

―リモートワークならではの要素ですね。慣れない人がゼロから考えて作るのは厳しそうですが、研修で学べば即時に業務に活用できると考えていいですか？

はい、すぐに取り入れられる内容になっています。研修では業務が円滑に進むためのポイントに加え、業務管理についても触れています。そのためのワークを多く取り入れています。例えば「共有するルール作りの準備」では、すべての業務を洗い出し、それに対して「作業手順」「標準時間」「品質基準」を書き出すワークを行っています。

―それは翌日から業務改善に効果が出そうですね。そのほかにもポイントになる項目はありますでしょうか。

「KPIを活用してフィードバックする」という項目があります。KPI（重要業績評価指標）は、リモートワークに限らず管理職には重要なのですが、どうしてもリモートワークでは会社の業績や、目標数字に対する意識が薄くなりがちです。そのため、管理職は部下との共通目標としてKPIを設定します。管理職は部下のKPI達成状況を把握して、成果を振り返りながら指導や助言を行うようにしましょうとお伝えしています。

加えて、業務報告の仕方や報告の頻度なども設定し、項目の最後に「決めたルールについて部下に伝え方を考える」というワークを行います。これにより、確実にチームにルールを徹底させることができます。

―オフィス勤務に復帰してからも、そのまま継続できる内容が多いですね。

はい、リモートワーク向けにアレンジはしておりますが、基本的には翌日から実践して頂ける内容で、オフィス勤務でも「これは決めておくべき」という部分が多いので、さまざまに応用して使っていただけると思います。

―とても盛りだくさんな研修内容ですが、所要時間はどれくらいですか？

6～７時間を想定しています。かなり内容が多いですが、お忙しい管理職向けに短期集中のプログラムを組んでいますので、しっかり1日で身につけてお帰りいただけます。

日報での報告とフィードバックは管理の重要部分

―研修テキストの第六章「日報で仕事の成果を管理する」、これは具体的にどのような内容なのでしょうか。最近は紙の書類の時代と比べて、日報を重視しない企業も増えてきたのかなという印象があります。

日報は、弊社の研修においては重視されているツールです。「事実と所感は分けて書く」「若手は細かく、ベテランは成果中心に」など、具体的なテクニックに加えて、最後にケーススタディとしてワークを行います。ここで管理職にとって重要なのが「どのようにフィードバックをするか」ということです。

―日報は部下が提出して終わり、というケースが多い気がしますが、その報告に対して管理職から返信する内容で、業務に差が出るのですね。

リモートワークでは、部下の様子をしっかりと把握することが重要になります。そのため、日報をはじめさまざまな業務報告に対してコメントをしたり、具体的な困りごとに解決策を提案してあげたり、コミュニケーションを丁寧に重ねることが必要です。自社で独自の日報を導入されている会社も多いと思いますが、この項目はそれらをうまく使っていただくヒントにもなります。

―逆に、その日報のコミュニケーションを怠ると、どのような失敗につながるでしょうか。

部下が何かに悩んでいたり、業務の進捗の遅れに気づけなかったり、状況の把握に影響が出ることがあると考えられます。自分から悩みを言い出せない部下もいますので、もしかすると仕事が進まず落ち込んで、それを相談できずにいるかもしれません。毎日、日報を通じてコミュニケーションをしていれば、顔が見えない環境でも相手の変化に気づきやすくなります。

具体的に、どのような共通ルール作りをするべきか

―この研修の重要項目である「共通ルール」。これがリモートワークにとって大切である理由をお教えください。

管理職がリモートワークで最も悩む「部下のマネジメントがしにくい」という問題は、リアルタイムで進捗が確認できない事が原因です。それを補うものとして、共通のルール設定が必要になります。

例えば、「報告はこの時間にしよう」「リモートワークであっても朝礼を実施しよう」などの取り決めがあると、仕事にメリハリが生まれます。また、管理職側としてもメールやオンラインコールなど、部下からばらばらに入ってくると仕事に集中できなくなりますが、報告時間を決めるなどルール化しておけば、効率よく仕事を進めることができます。

―確かに、一日中ランダムに連絡が来ると、業務の手が止まりますね。オンラインだと相手がどういう状況かわからないので、連絡がしにくいという人にも便利なシステムだと思います。

ただし、ルールを作ったからと言って安心せず、必要に応じて見直しを行うことが大切です。運用してみて改善が必要なところもあるでしょうし、リモートワーク期間が長くなるほど、ルールが緩んできやすくなります。

リモートワーク時代の人材育成、頑張りをどう評価するか

―管理職にとっては、業務管理と同時に人材育成も重要な職務ではないでしょうか。リモートワークでは部下の行動が見えにくいため、評価や指導が難しいように感じるのですが、育成に対する内容も研修には含まれているのでしょうか。

はい、「共通のルール作り」の中に「作業手順・標準時間・品質基準を考える」という項目があります。これらを最初に指標として決めておくことで、そのレベルに部下が達しているかどうかの判断基準となります。それをどのように把握していくかは、ミーティングや成果物、日報など、総合的に組み合わせて確認していく必要があります。

―第三章にある「成果を見える化し、共通のルールを作る」という項目があります。それも、同様の流れだと思ってよいでしょうか。

はい、こちらはより具体化した「KPIの設定」が中心となります。部下から提出される成果物の基準や、作業に費やす作業時間などを、予め数値化しておきましょう、という内容になります。

―職種によっては、KPIの設定が難しい場合もあるでしょうね。

それは、実際に受講者の方からもお声をいただくことがあります。それでも、何か基準を決めたり数値に落とし込んでみたりといった、プロセスが非常に大切だと考えます。例えば「頑張ります」と部下が言ったとき、どれくらいまでの成果を出せば頑張ったことになるのか、という事です。そこを明確にしていかないと、管理職として公正な評価は出せないと考えます。

情報共有のための便利ツールやアドバイス

―教材の中には、そのまま翌日からの業務に使用できる、便利なツールが豊富にありますが、中でも「30マス週間計画表」は、チームのスケジュールや進捗状況が一目でわかるので、管理職だけでなく部下にとっても便利だと思いました。

ありがとうございます。これは弊社がよく使用しているフォーマットで、他の研修でも用いられています。研修が終わった後で自由にアレンジして使っておられる方も多いですよ。チーム全員で情報を共有することで、リモートワークにありがちな孤独感なども回避できます。

―また、「業務を進めるうえでのリスクを洗い出す」という章は、管理職なら絶対に知っておきたい内容ですね。具体的には、どのようなアドバイスをされていますか？

業務の進捗が管理しにくい、部下のメンタルの変化に気づきにくい、といった管理に関するリスクに加え、リモートワークでは情報セキュリティに関しても注意が必要になります。自宅で仕事をしていると、ちょっと気が緩んでしまったりする方もいますので、情報流出の危険があります。

―それは、オフィスでの勤務にはない注意事項ですね。

はい。あとは、管理職の方にとって意外と盲点なのが「自分も報告する側である」ということです。部下から報告を受けるだけではなく、リモートワークでは管理職の現況も部下にしっかりと伝えることが必要です。それを忘れがちな方が多いので、研修では注意点として必ずお伝えしています。

部下のモチベーションを、遠隔でいかに向上させるか

―第七章にある「部下のモチベーションを維持する」、これはリモートワークになったことで、困っている管理職も多いのではないでしょうか。特に、コミュニケーションが苦手な管理職だと、画面ごしのやり取りはハードルが高そうな気がします。

これに関しては、アプローチの意識を変える提案をしています。管理職は報告を受けることが多くて、つい「待ち」の姿勢になる方が多いと思うのですが「自分から受け取りに行く」ということも、実践していただきたいコミュニケーションの方法です。ただし、それが業務の妨げになってはいけませんので、時間帯を決めておくのがいいでしょう。「共通のルール作り」は、そのためのものでもあります。

―リモートワークだとコミュニケーションのタイミングが難しいですから、そのコツを教えていただけるのは助かります。

リモートワークの管理というと、マイナス面ばかりに焦点が当たりますが、プラスの一面もあります。大きな会社ですと部下の人数が多く、オフィス勤務ではひとりひとり話す機会がない管理職もおられます。しかし、リモートワークになってから一対一で積極的に話をするようになって「普段は触れない部分を知れてよかった」という話も聞きます。リモートワークに移行すると苦労もありますが、そのぶん得るものもあると思いますね。

―それはリモートワークの生んだ大きなベネフィットですね。管理職の方にはこの研修を通じて、リモートワークのストレスを軽減していただきたいと思います。

仕事が順調に進めばストレスは軽減されますので、ぜひ研修でお伝えしたポイントを実践して頂きたいと思います。もちろん、一足飛びにうまくいくわけではないですし、改善のためには長い道のりが必要な企業もありますけれど、リモートワークでしっかり管理が捗るようになれば、コロナ禍が終わってオフィスに戻ってきたときにも、生かせることがきっとたくさんあるはずです。