整理力向上研修～生産性の高い職場環境を作る（１日間）

整理力向上研修～生産性の高い職場環境を作る（１日間）

不要なものをなくして誰もがアクセスしやすい状況を作ると、生産性は上がる！

研修No.B IMP2110500-3557

対象者

  • リーダー層
  • 中堅層

・職場改善や生産性向上の推進役を担う中堅～リーダー層の方
・部下や後輩に指導する際の指針を知りたい方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 業務効率が悪くなっているが、どこに問題があるのかがよくわからない
  • 書類で管理しているものが多いため、無駄なものを整理してスペースを空けたい
  • 改善案はいろいろ思いついているものの、何から手をつけてよいのかわからない
  • チームの人数が増えてきたため、今後のために現状業務を見直したい

研修内容・特徴outline・feature

膨大な情報が飛び交う中で、自組織の事業展開に必要なものを適切に取捨選択して成果物を作っていく時代においては、ビジネスパーソン個々人が「整理力」を高める必要があります。本研修では書類や電子ファイルの整理の進め方とポイントを、秩序ある状態を作る整理フェーズ・その状態を維持する整頓フェーズの２つに分けて解説します。

生産性の高い仕事の基盤を作るために不要なものの廃棄・用途ごとの分類・作業を想定した収納と、管理ルールの徹底を職場で実践できるように導きます。

研修のゴールgoal

  • ①「一つひとつの業務整理がチームや組織の業務効率化につながる」という認識で職場環境の改善に取り組める
  • ②今使っている書類や電子ファイルの発生・保管・保存・廃棄のサイクルを洗い出し、フローを整備できる
  • ③個々の業務改善における生産性向上・リスク管理の目的を明確にして、組織・チームに共通認識をもたせられる

研修プログラム例program

  内容 手法
  • １．今なぜ整理力が求められるのか
    （１）整理力が求められる背景とは
    （２）時代の流れと整理力の必要性
 講義
  • ２．あらためて整理の目的を考える
    （１）整理された書類・データは仕事の基盤
    （２）目的を踏まえた整理の重要性
    【ワーク】職場において「整理したい」と思うものを挙げ、それらの整理によって最終的にどのような目的 （「生産性向上」か「リスク対策」か）につながるのかを考えてみる
    （３）「整理」と「整頓」を分けて考える
講義
ワーク
  • ３．「整理」～生産性の高い仕事の基盤を作る
    （１）「混沌」から「秩序」のある状態へ
    （２）ＳＴＥＰ１～要らないものを「廃棄」する
    【ワーク】紙の書類の量を現状の三分の一に減らさなければならないとしたら、どのようなラインでの廃棄基準を設けるか考える
    （３）ＳＴＥＰ２～用途を踏まえて「分類」する
    【ワーク】整理したいと考えている、職場の書類や電子ファイルをリストし、それらの使われ方をイメージしながら、どのような括り方に分類すれば、仕事の生産性が上がるかを考える
    （４）ＳＴＥＰ３～作業シーンを想定して「収納」する
    （５）ＳＴＥＰ４～管理のためのルールを決める
 講義
ワーク
  • ４．「整頓」～生産性の高い仕事環境を維持する
    （１）文書のライフサイクル
    （２）「発生」フェーズでのポイント
    （３）「保管」フェーズでのポイント
    （４）「保存」フェーズでのポイント
    （５）「廃棄」フェーズでのポイント
    【ワーク】整理された状態を維持しながら書類や電子ファイルをマネジメントしていくにあたり、誰にどのような役割を担ってもらうかを考える
講義
ワーク
  • ５．まとめ
 ワーク

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全力Q&A業務改善関連の全力Q&A

よくあるご質問について、研修のプロとして熱く丁寧に回答します。

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2023年2月　　　　　8名
業種
非営利団体・官公庁関連組織
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
87.5%
参加者の声
  • 書類・データの整理について、特に個人で保有する段階での取り扱い方・考え方が勉強になりました。適切なデータの整理を継続的に行っていきます。
  • 文書管理ルールを作成し、職場で定着させていきます。ルールを決めて実行しなければよりよい改善や電子化にはつながらないと、改めて意識することができました。
  • ワークを通して、さまざまな意見をきくことができて有益でした。学んだことを活かし、まずは見える化をしていきます。

実施、実施対象
2019年11月　　　　　37名
業種
建設・プラント
評価
内容：大変理解できた・理解できた
97.3%
講師：大変良かった・良かった
94.6%
参加者の声
  • 残業時間を減らせるよう整理整頓からはじめていきたいです。整理ができていないことで思ったよりも効率化がはかれていないことが理解できました。
  • 身の周りの整理や、仕事の優先順位のつけ方に活かしたいです。机上だけでなく事務所内、現場、ＰＣの中も整理します。
  • 整理整頓も実は深いと思いました。身の周りを整理するだけで業務効率化につながるので、実践していこうと思います。

実施、実施対象
2019年9月　　　　　19名
業種
年金・共済・健康保険
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 整理の必要性が再確認でき、毎日、少しずつ時間を作って、整理していきたいと思いました。
  • 普段考えない整理の仕方を知る事ができてよかったです。使うかもしれない、と思って残しておいた資料なども、思い切って廃棄しようと思いました。
  • 生産性をあげるために整理整頓を徹底していきたいと思います。書類だけでなく、ＰＣ内のデータやキャビネット内の備品も整理します。

実施、実施対象
2019年8月　　　　　23名
業種
建設・プラント
評価
内容：大変理解できた・理解できた
91.3%
講師：大変良かった・良かった
87%
参加者の声
  • 整理し、仕事の効率化に役立てたい。書いて見える化し、分類することから始めたいと思う。
  • 仕事の優先順位、ファイルの整理をいかしていきたい。重要でない仕事や書類は「やめる」「作らない」「破棄する」という考え方が目からうろこだった。
  • 少しずつルールを決めて整理を進めていきたい。自分自身の仕事の仕方や今までのルーティン処理の方法を改善したい。

開発者コメントcomment

仕事が忙しくなると「これまでこのフローでやってきたから」「今は改善活動をする暇がない」と問題点をあえて見失うこともあるのではないでしょうか。しかしそれでは現実から目を背けるばかりで、いつまでたっても解決には至りません。本講座は、なぜ整理整頓をする必要があるのか、すっきり整っている状態というのはどのようなものかを明確にして、業務改善までの道筋を通すところからスタートします。

快適な職場環境が作られると、メンバーとのコミュニケーションも充実し、新たなアイデア創出・共有がなされやすくなります。このプログラムは職場の活性化という観点からもおすすめです。

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