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タイムマネジメント研修～マルチタスク術で実現する仕事の生産性向上

タイムマネジメント・生産性向上

タイムマネジメント研修～マルチタスク術で実現する仕事の生産性向上

マルチタスクへの苦手意識を払拭するコツは、シングルタスクを短時間で切り替えて集中すること！

No. 1800003 9904068

対象者

  • 中堅層
  • 管理職層
  • 実務をメインに担う中堅クラスの方
  • 複数の案件やプログラムを同時に管理することが求められる方
  • 自分だけでなく、部下の担当案件のマネジメントも求められるプレイングマネージャーの方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 複数の仕事を同時並行で管理することが苦手
  • 人から頼まれる仕事が多く、自分の仕事が予定通りに進められない
  • 優先順位をつけて作業を行うことができない部下への指導方法を知りたい

研修内容・特徴outline・feature

「マルチタスク」とは、複数の作業を同時並行で進めることで、多くの職種において求められるスキルだといわれています。しかし現実的には人間の脳は一度に一つの仕事にしか集中できず、マルチタスクは生産性を下げるという意見も少なくありません。

マルチタスクを効率よくこなせる人というのは、一定期間に複数の課題を進行させることが上手くできている人を指しています。個人の器用さという特性ではなく、結果としての実績を評価してのことなのです。本研修では、業務の組み立て方や生産性を阻害する要因の取り除き方を解説し、明日からの仕事に取り入れられるようになることを目指します。

到達目標goal

  • ①マルチタスクに対する誤解とそれに基づく苦手意識を克服する
  • ②自分の仕事の生産性を高める上でのノウハウを身につける
  • ③ビジネスツールをうまく活用することで、自分の思考余力を確保する術を身につける

研修プログラムprogram

  内容 手法
    • １．マルチタスクに関わるよくある悩みとは
      【ワーク】普段の仕事の中で行っているマルチタスクの状況をグループ内で共有する
      （１）なぜ「マルチタスク能力」が必要とされるのか
      ①そもそも仕事とは複数の作業の集合体である
      ②人事生産性を上げるためには同時並行が不可欠
      ③マネジメント業務の本質はマルチタスク管理である
      （２）マルチタスクが生産性を下げてしまう理由
      ①違う作業を短期間で切り替えながら行うことが難しい
      ②あれもこれもしないと、と思っているとどれにも集中できない
      ③複数の仕事の進捗や締め切りの管理がうまくできない
      ④追加的に依頼される仕事を上手く処理できない
講義
ワーク
  • ２．マルチタスクとはシングルタスクの集合である
    【ワーク】過去３日間の自分の仕事における時間の使い方を可視化する
    （１）ほとんどの人は一度に一つの仕事しかできない
    ①人間は厳密な意味でのマルチタスクはできない
    ②脳の負担が大きい作業の切り替え
    （２）カギを握るマルチタスクのシングルタスク化
    ①生産性が落ちてきたタイミングで作業を切り替える
    ②作業に取り組んでいる間は他のタスクのことは忘れる
講義
ワーク
  • ３．生産性ファーストで自分の仕事を組み立てる
    （１）「スイッチングコスト」を意識した1日の仕事の組み立て
    ①スイッチングコストの特徴
    ②スイッチングコストを増やす"誘惑"に気を付ける
    （２）あらかじめ切り替え時間を決めておく「タスクシフト」
    ①自由度の高い作業は生産性を下げる!?
    ②程よい大きさの時間枠を設けて作業を切り替える
    （３）「工数管理」～タスクの細分化と優先順位付け
    ①タスクの細分化とスケジュールへの落とし込みの手順
    ②工数管理を通じたタスクオーバーの回避
    【ワーク】自分の業務におけるタスクを作業に分解し、スケジュールへの落とし込む
講義
ワーク
  • ４．仕事の生産性を阻害するものを排除する
    【ワーク】自分の仕事の中で、生産性を阻害するものを書き出す
    （１）大事なのは頭を「マルチタスク」から解放すること
    ①「予定通りに行えば完了できる」と言って脳を安心させる
    ②予定をオーバーしそうになったらリスケで心配を解放する
    ③進捗を具体的に把握することで気がかりを無くす
    ④人に任せることで自分の作業を優先させる
    （２）自分のスケジュールを他人に"汚染"させない
    ①突発的な依頼を不規則に入れさせない
    ②依頼は「電話」「ビデオ通話」よりも「メール」「チャット」で
    ③遅延を累積させないために「余白」を置く
    （３）最適な時間に最適な作業を行う
講義
ワーク
  • ５．リーダーに求められるマルチタスク能力
    （１）マネジメントとはマルチタスクを管理すること
    （２）マネジメントにおけるマルチタスクのメリット
    ①リソースの最適配分がしやすい
    ②全体と部分のバランス感覚が保てる
    ③タスク間でノウハウを共用できる
    （３）部下やメンバーのマルチタスク能力を見極める
    ①大きな塊のまま仕事を渡しても自分で処理できる人
    ②作業ごとに優先順位をつけて渡してあげれば処理できる人
    ③ひとつずつ作業を渡さないと処理できない人
    【ワーク】自分の職場のメンバーをマルチタスク能力の３分類にあてはめる
講義
ワーク
  • ６．ビジネスツールの上手な活用
    （１）スケジューラーを使い倒す
    ①１日の予定が作業の"帯"で埋まっていること
    ②一つの時間帯に複数のタスクを並列登録しないこと
    ③登録された作業予定は随時組み替えていくこと
    （２）ToDoリストでタスクを管理する
    ①やるべきタスクと作業を洗い出す
    ②管理の目的に合わせて並べ直す
    ③締め切りの手前でアラートを出す
    ④終わったタスク・作業は削除する
    【ワーク】自身のビジネスツールの活用術を共有する
講義
ワーク
  • ７．まとめ
    【ワーク】明日から取り組むマルチタスク向上策を考え、発表する
ワーク

企画者コメントcomment

マルチタスクとはビジネスパーソンに求められるスキルの一つですが、残念な仕事のし方という意味でつかわれることもしばしばある、悩ましいものです。しかし、これはマルチタスクに対する誤解から来ているもので、聖徳太子のように一度に複数の人の話を聴いたりするような能力を求めているわけではありません。

人は基本的に一度に一つの仕事しかできないものであり、いかにうまくスイッチングしながら、結果的に複数の仕事を一定期間にこなせるか、が問われるのです。そのためのノウハウさえ身につけられれば、マルチタスクの悩みの多くが解消されるのではないかと考え、本研修を企画しました。

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受講者の評価evaluation

研修評価

内容：大変理解できた・理解できた

98.2%

講師：大変良かった・良かった

95.6%

※2023年10月～2024年9月

実施、実施対象
2024年1月　　　　　6名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
83.3%
参加者の声
  • マルチタスクを細分化し、シングルタスクに落とし込む。シングルタスクに集中し、メールチェック、突発的な依頼への支対応などに邪魔されないシステムを作る。
  • 複数のタスクを整理する事で、生産性の高い働き方ができるスケジュールを作成して業務を進めていく。そして、マルチタスクを抱える事によるストレスを減らし、業務の効率化をしたい。
  • 自身の業務を見える化し、優先順位付化けを行ったうえでスケジュール化をします。作業切り替えのストレスや時間によって向いている業務など、明日から活かせる知識でした。
  • マルチタスクはシングルタスクの集合体であることを学んだ。今の業務をシングルタスクとして細分化して、業務の計画を立ててみる。
  • シングルタスクへの分解という事を初めて知りました。時間帯による効率化も試してみたいので、まずは行動してみます。

実施、実施対象
2023年12月　　　　　13名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • タスクを細分化し、それぞれにかかる所要時間とタスク全体の自分の見積もりにどれだけ乖離があるかは、今後の業務でも実践していく。業務レベルまで落とし込んで洗い出すと、思いの外、合算時間が長いことに驚いた。
  • 管理部門なので、部署として生産性を上げることが重視されていることもあり、様々な業務を効率的に進められるようにして貢献できるようにする。特に自分の事務の洗い出しと、標準時間の設定の話は大変参考になったので、明日から少しすつ実践していきたい。
  • ネットによるタスク管理をある程度推進します。組織のメンバーとの共有をする事にネットツールは悪くないと改めて思いました。
  • 「メンバーのマルチタスク能力を見極める」の項目に、示唆に富む記述が多くあり参考になったので、実践で活用してみます。
  • スイッチングコストを下げる／スケジュールで考慮する。タスクの時間を記録し、最大で１つあたりの時間を決める。タスクはサブタスクに分ける。１回の最適な時間に最適な作業を行う。

実施、実施対象
2023年11月　　　　　5名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
80%
参加者の声
  • メールやチャットが気になって作業を中断してしまうことがよくあったので、スイッチングコストも考慮して、メールを確認する時間は別で取ろうとと思いました。
  • 今まで実施していたタスクマネジメントも同様の方法で行っていたが、研修を通し、改善の余地があることに気づくことができた。新たな知見を取り入れて、さらに踏み込んだ効率的なスケジューリングを実施したい。

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本研修の評価
内容をよく理解・理解
98.2％
講師がとても良い・良い
95.6％

※2023年10月～2024年9月

年間実績公開講座の年間実績
受講者数※1
147,500名
開催数※1
14,529回
講座数※2
4,706種
類
WEBinsource
ご利用社数※2
25,701社

※1 2024å¹´4月～2025å¹´3月

※2 2025å¹´3月末時点

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