行政向けプレゼンテーション力向上

24/10/10 更新

行政向けプレゼンテーション力向上

目的を理解し聞き手の共感を得ることで、相手の行動を促す

研修の特徴・目的

行政のプレゼンテーションにおける組織課題

プレゼンテーションの目的を間違えない

住民との面談や議会・委員会での答弁、さらには関連団体などの外部かつ多数に向けた説明など、行政組織ならではのプレゼンテーションの機会は多くあります。その場合に、法律や条例で定められたことを間違いなく伝えようと、堅い文面をそのまま読み上げてはいないでしょうか。それでは情報が正確に伝わらず、結果的に住民が不利益を被る、関連団体との交渉が決裂してしまう、といったことになりかねません。プレゼンテーションの目的は、聞き手から多くの同意を集めることではなく、相手が納得し行動できるように促すことです。

苦手意識を低減させるノウハウ

公の場でのプレゼンテーションや発表に対して後ろ向きな感情を抱いている職員の方が多いのも実情です。しかし、伝えるべき情報を論理的に構築し聞き手の立場になって分かりやすく話す訓練を繰り返すことで、苦手意識を克服できます。当社ではこれまで数多くの行政組織においてプレゼンテーション研修を実施してまいりました。培ってきた豊富なノウハウから、プレゼンテーションの基本手順や効果的な資料作成のほか、１対１での説明の仕方を学ぶ研修なども開発しています。

行政向けプレゼンテーション力向上に関する研修のポイント

伝えるべき主張を論理的に組み立てる

対外的なプレゼンテーションとしては、各施策の目的やあらましを住民や関係者に伝える機会などがあります。その際、あれもこれもと長々と説明してしまい、結局何が要点だったのか分からないと言われた経験はないでしょうか。伝えるうえで重要なのは、情報を取捨選択したうえで、それらを階層的に整理し、つなぎ合わせることです。日常的に思考を構造化する習慣が身につけば、伝えるべき情報の優先順位や相手目線での適切な伝え方を想像しやすくなります。ロジカルシンキングや図解思考のスキルを習得することで、情報を整理し伝える力はさらに高められます。

相手に届き記憶に残る伝え方を身につける

話す内容に加え、姿勢や表情を整え、視線や声の大きさ、間のとり方にも気を配ることで相手に伝わりやすくなります。資料をただ読み上げるのではなく抑揚をつけて説明する、相手の様子を確認しながら話すスピードを調整する、なども留意すべきポイントです。当社では、研修の中でプレゼンテーションの様子を録画して確認するプログラムがあります。自分でも気づかなかった話し方のクセや立ち居振る舞いのよくない点が明確になり、他の受講者からの客観的なフィードバックで気づきを得られることが特徴です。ロジカルな要素だけでなく、相手の心をつかむために熱意をもち、臨場感をもって伝えることが大切といえます。

状況に応じた、プレゼンテーションを補強する資料づくり

資料はあくまで補助的な役割を担うものです。長文にならないように訴えたいことをポイントに沿って要約し、相手がメリットを感じられる構成を意識して作成します。興味を引くキーワードをちりばめ、文字で表現しづらいことは図表に落とし込むことが肝要です。パワーポイントを使ったスライド資料では、使用する色数を３色内に抑えアニメーション機能も最小限にするなど、過剰な装飾を施さずにシンプルにすることをおすすめしています。当社の資料作成研修では、美しく加工するテクニックではなく、「相手に意図が伝わる」資料にまとめることを重視しています。

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「今」を捉えたインソースの研修

インソースでは、時代の変化に寄り添い新たなニーズに応えるため、毎月新作研修を開発しております。外部環境の変化に対応すべく今必要なスキル、最近耳にする新しい分野など多数ご用意しておりますので、その中で本テーマにおける新作研修をご紹介します。

行政向けPowerPoint研修～ワンペーパー資料作成実践編

2024年08月28日UP

研修開発者の思い・こだわり

ワンペーパー資料作成研修は行政組織で人気の研修です。資料の作成にはPowerPointが使われることが多いと思いますが、「見た目が不揃いでなんとなくすっきりしない」という経験はないでしょうか。本研修では、図やテキストボックスなどのオブジェクトのサイズ・配置を、ワンクリックできれいに揃える方法を取り上げます。その他にも、多数あるPowerPointの機能の中から、特にワンペーパーを作成する際に便利なものを厳選してご紹介します。

行政向けプレゼンテーション力向上受講者の声／研修の感想

「伝える」ではなく「伝わる」話し方が重要であると意識を改めることができました。住民との対話や一般質問で、伝わるための工夫を続けていきます。（2024年7月／非営利団体・官公庁関連組織）
演習で質問者と答弁者の体験をすることで、質問する立場の考え方が少し理解できように感じます。簡潔明瞭な答弁ができるよう、事前準備をしっかりとして臨みます。（2024年7月／その他市区町村など）
伝えたいことを全部伝えるのではなく、相手の表情やペースに合わせ、短い文章でわかりやすく伝えることが大事だと再認識しました。利用者への説明時に気をつけます。（2024年6月／介護・福祉）
議会対応の概要や答弁書作成の流れが理解できました。準備とシミュレーションをしっかり行い議会に臨みます。（2024年5月／その他市区町村など）
電話で加入者に説明するときと上司に説明するときとでは、相手のニーズが違っていることを知りました。相手の立場を意識した説明を心がけたいです。（2023年3月／年金・共済・健康保険）

官公庁・自治体向け研修・サービスの評価

年間総受講者数: 259,966名

内容をよく理解・理解: 94.1％

講師がとても良い・良い: 92.1％

※2023年10月～2024年9月

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研修のプロがお答え行政向けプレゼンテーション力向上　全力Q&A

お客さまから「行政向けプレゼンテーション力向上」に多く寄せられるご質問を掲載しております。

プレゼンテーション研修と言ってもたくさんの種類があるようですが、どのように選んだらよいですか。

受講者の階層や業務内容、実施の目的によっておすすめのカリキュラムが異なります。内容を検討するうえ肝になるのは、「どのような場面でプレゼンテーションスキルを発揮するのか」かです。例えば、「住民課担当者が１対少数の場面で説明をする」「日常業務の中で分かりやすく説明できるようになりたい」など、当社の営業担当者がヒアリンクしたうえで、ご要望を踏まえてさまざまな場面に応じた研修をご提案します。

プレゼンテーション研修ではどのような演習があるのですか。

基本的な演習テーマとしては、「部署の仕事の紹介」「新聞・テレビで気になったニュース」「自部署ではどのように業務改善をしているのか」「組織について、認識している課題とその解決策について」などがございます。現場で実践されてているプレゼンテーションの場面をテーマに設定した研修にカスタマイズすることも可能です。

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